Pasos para evaluar un evento realizado en tu institución: guía completa

Los eventos son una herramienta invaluable en el arsenal de marketing y comunicación de cualquier institución educativa. Ya sea una feria de orientación, un seminario web, una conferencia o un taller, los eventos ofrecen oportunidades únicas para conectarse con estudiantes potenciales, fomentar la participación de la comunidad y promover la marca de la institución. Sin embargo, organizar un evento es solo el primer paso, pues evaluar su éxito y efectividad es fundamental para mejorar continuamente y maximizar el retorno de la inversión. En esta guía exploraremos los pasos esenciales para evaluar un evento realizado en tu institución educativa.

¿Por qué es importante evaluar un evento?

• Identificar los puntos fuertes y débiles: La evaluación del evento permite identificar los aspectos que funcionaron bien y los que se pueden mejorar.
• Mejorar la planificación de futuros eventos: La información obtenida de la evaluación del evento se puede utilizar para mejorar la planificación de futuros eventos.
• Justificar la inversión: La evaluación del evento permite demostrar el retorno de la inversión (ROI) y justificar la inversión en futuros eventos.

Pasos para evaluar un evento:

1. Definir los objetivos de la evaluación: ¿Qué se quiere lograr con la evaluación? ¿Se busca identificar los aspectos positivos y negativos del evento, mejorar la planificación de futuros eventos o justificar la inversión?

2. Seleccionar las herramientas de evaluación: Se pueden utilizar diferentes herramientas de evaluación como encuestas, entrevistas, grupos focales y análisis de datos.

3. Recopilar la información: Es importante recopilar información de diferentes fuentes como los participantes, los organizadores, los patrocinadores y los medios de comunicación.

4. Analizar la información: Es de vital importancia analizar la información recopilada para identificar los aspectos positivos y negativos del evento, así como las áreas de mejora.

5. Generar un informe: Procura generar un informe con los resultados de la evaluación. El informe debe ser claro, conciso y fácil de leer.

6. Compartir los resultados: Comparte los resultados de la evaluación con las personas involucradas en la organización del evento, así como con la alta dirección.

Medios útiles para realizar la evaluación de los eventos:

Herramientas de encuestas:

• Google Forms: Herramienta gratuita y fácil de usar para crear encuestas en línea.
• SurveyMonkey: Ofrece una amplia gama de funciones para crear y personalizar encuestas.
• Typeform: Herramienta con un diseño atractivo y una interfaz intuitiva.

Herramientas de análisis de datos:

• Google Analytics: Permite obtener información sobre el tráfico del sitio web del evento, las redes sociales y otras fuentes.
• Excel: Herramienta básica para analizar datos numéricos.
• SPSS: Software estadístico para realizar análisis más complejos.

Herramientas de grupos focales:

• Zoom: Plataforma de videollamadas que permite realizar grupos focales virtuales.
• Google Meet: Otra plataforma de videollamadas que se puede utilizar para grupos focales.

Herramientas de análisis de redes sociales:

• Hootsuite: Permite monitorizar las redes sociales y obtener información sobre la participación del público.
• Mention: Permite monitorizar las menciones del evento en las redes sociales.
• TweetDeck: Herramienta para gestionar cuentas de X (anteriormente Twitter) y monitorizar hashtags.

Otras herramientas:

• Eventbrite: Permite gestionar la venta de entradas y el registro de participantes.
• Cvent: Ofrece una amplia gama de herramientas para la gestión de eventos.
• Trello: Herramienta para organizar tareas y proyectos.

Software de CRM (Customer Relationship Management): Plataformas como Salesforce, HubSpot o Zoho CRM pueden ayudarte a rastrear y gestionar contactos generados a través del evento. Puedes registrar nuevos prospectos, realizar seguimientos de contactos y evaluar la efectividad de tus esfuerzos de seguimiento post-evento.

La evaluación de eventos es un proceso continuo que debe realizarse antes, durante y después del evento. La información obtenida de la evaluación permitirá mejorar la calidad de los eventos futuros. Al utilizar estas herramientas en conjunto con los pasos mencionados en la guía, podrás obtener una visión completa del rendimiento de tus eventos y tomar decisiones informadas para mejorar futuras iniciativas de marketing y comunicación en tu institución educativa.