El correcto uso del correo electrónico en el sector educativo

El correo electrónico es un canal vital para una comunicación más cercana y personal con nuestra comunidad y es una de las estrategias efectivas a través de las que podemos informar, convertir y fidelizar nuestros usuarios dependiendo el tipo de correo que usemos.

Sin embargo, recuerda que para que tus e-mail tengan una apertura efectiva y no sea marcados como “correo no deseado” o “Spam”, debes contar con una base de datos propia, con esto nos referimos a que las personas hayan entregado de forma consciente sus datos autorizando a la institución al envío de información, aún así esto no será determinante ni garantía de que no suceda.

Tres tipos de correo electrónico que puedes usar:

Mailing:

Hace referencia al envío de una misma información a través de correo electrónico a una base de datos que tenga la misma necesidad o interés. Es utilizado para informar sobre eventos, fechas, recordatorios, invitaciones u otros. Por ejemplo, en la pandemia se modificaban varias veces los horarios de clase, normalmente tanto colegios como universidades enviaban esta información a sus comunidades a través de un correo electrónico masivo.

En español, boletín, es una publicación informativa que se envía a través de correo electrónico con cierta periodicidad (semanal, mensual, trimestral) y contiene artículos de interés que enlazan -por lo general- a contenidos en nuestra página web o blog. Las personas que reciben esta información suelen ser suscriptores que han manifestado interés previamente y aceptan recibir esta información en sus correos. Por ejemplo: envío de boletines de prensa de la institución, destacando principales artículos del acontecer académico.

Email-marketing:

Es una técnica que se utiliza para conectar con nuestro público objetivo (Buyer persona), comunidad externa o interna, a través de un correo electrónico.

Características básicas que debe tener un email – marketing:

Debe ser personal, no comercial
Orientado a despertar curiosidad a través del Asunto
Conectar con el interés de los destinatarios
Incluir siempre una acción, esta deberá ser muy clara y visible a través de botones con el enlace al cual queremos que se dirijan nuestros usuarios.

Algunas acciones que puedes incluir en un Email-marketing:

Descargar un ebook
Diligenciar el formulario
Inscribirse a un evento
Solicitar más información
Agendar una cita
Acceder al brochure
Ver un video
Actualizar información
Diligenciar encuestas
Otros…

Una de las malas prácticas que generan resultados negativos en los envíos de email es colocar todo el contenido dentro de una imagen; la mayoría de los servicios de mensajería como Hotmail, Yahoo y Outlook tienen un bloqueo de seguridad para la exhibición de cualquier formato de imagen dentro de un correo electrónico y sólo podrán ser vistas si el usuario da una autorización, y, como entenderás, va a ser muy raro que nuestros usuarios tengan disponibilidad de tiempo al punto de autorizar el poder ver las imágenes solo para descubrir de qué se trata. Como consecuencia perderás tu envío.

Para garantizar que el mail se visualice sin autorización de los destinatarios te sugiero utilizar un Template (plantilla) de email en HTML, con una buena distribución del mensaje respecto a las imágenes, existen en el mercado varias plataformas que te ofrece este tipo de plantillas ya optimizadas. Podrías utilizarlas de forma gratuita o pagas, sin embrago mi recomendación es hacer uso de plataformas pagas por lo menos un plan básico, así tendrás más seguridad de la apertura de tu correos y mantener la reputación de tu marca.

Algunas recomendaciones de estas plataformas :

Mailrelay: es una plataforma que sirve para hacer envíos masivos de correos. Cuenta con plantillas html y es muy fácil de usar, además arroja datos de apertura, rebotes, Spam de los correos enviados. Puedes subir hasta 75.000 suscriptores sin costo.

Mailchaimp: es una plataforma para hacer envíos masivos de mails, tambien cuenta con plantillas fáciles de usar y editar; en la versión gratuita es un poco más limitada en análisis y número de envíos.

Benchmark: una herramienta muy completa ofrece diversos planes para envío de correos electrónicos con gran variadad de platillas, tiene un envío gratis hasta 250 mails/mes.

Active Campaing: es una herramienta que incluye una automatización a través de flujos de trabajo de email marketing facilitando la monitorización de los envíos sincronizando los datos con un CRM (incluido), es muy asequibles para pequeñas instituciones y ofrece una interfaz amigable.

HubSpot: es un software de marketing para envíos de correos muy fácil de usar, diseñar, optimizando el envío de mails, permite a los usuarios visualizar flujos de trabajo a tiempo real, puedes solicitar una versión de prueba y comenzar con un plan básico de hasta 1.000 contactos dependiendo el tamaño de tu comunidad.

Para finalizar, te recomiendo que visites un artículo del blog de HubSpot donde entregan unos consejos valiosos que te ayudarán a minimizar el riesgo que tus correos caigan como SPAM o correos no deseados, te lo dejo aquí 👉: ver artículo